El Onboarding en 6 pasos

Onboarding/Consultora

Son muchas las acciones que utilizamos en inglés y que se quedan en nuestro vocabulario diario, como es la que voy a tratar.

El Onboarding o el proceso de bienvenida que damos a los nuevos trabajadores.

¿Qué es y porqué es tan importante?

Ya no podemos hacer como siempre, que cuando llega el nuevo empleado a nuestra empresa, se le da los buenos días y se le indica, como mucho lo que tiene que hacer ese día y luego ya aprenderá de los compañeros.

Hoy no se puede o no se debe hacer eso.

No olvidemos que tratamos con personas y hay que tratarlas bien, ayudarlas y guiarlas cuando llegan a nuestra empresa.

El onboarding es un plan de incorporación del trabajador a la empresa, el cual sirve para que este se familiarice con la empresa y su lugar en ella.

Hay que trabajarlo previamente y tenerlo hecho, para cuando llegue el nuevo trabajador se lo entreguemos y le demos una bienvenida más personal.

Como ya he comentado, hay que tener un buen programa diseñado de Onboarding,  porque ello hace que mejoren en un 82 %, el reclutamiento de personal y en un 70 % su productividad.

Si el empleado se siente más valorado y satisfecho, eso hará que trate mejor a sus clientes.

Vamos a hablar de seis puntos importantes para un buen Onbaording:

1- Preparación de la llegada al lugar de trabajo, preparación del uniforme, las herramientas y los procesos que vaya a necesitar el trabajador.

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2- Presentación del empleado al equipo y explicarle cuál es su rol y hacerle sentir que es parte del equipo.

3- Entrenamiento y formación necesaria para que sepa desempeñar bien su trabajo.

4- Asignación de sus tareas, lo más detalladamente posible.

5-Darle un buen feedback para que se sienta seguro y acompañado dentro del equipo.

6-Integración del nuevo trabajador en el equipo, para que se sienta parte del mismo.

Éstos son los puntos más importantes.

Después podemos definir con más detalle, todo lo que tendrá que hacer y saber sobre su puesto de trabajo.

Cuidemos  y formemos a nuestros trabajadores, porque son la base de nuestro negocio .

Vamos a desarrollar que es un Onboarding paso a paso.

Paso 1 Preparación:

Cuando contratamos a un empleado, hay que esperar para indicarle, quienes somos y cómo trabajamos. Esto lo hace el departamento de Recursos Humanos, pero no todos los restaurantes pueden tenerlo, solo las grandes cadenas.

Así pues, tendremos las normas y acciones escritas en un dossier, para que así siempre digamos lo mismo y se puedan consultar en cualquier momento.

No podemos dejar esta acción en manos de los compañeros, debe de ser el encargado o gerente del local, el que dé la bienvenida y el que explique en qué va a consistir su trabajo.

Esta acción ayudará a acelerar la incorporación ya que el trabajador sabrá lo que tiene que hacer y cómo. También hará que se sienta valorado entre sus compañeros.

Este proceso mermara la rotación.

Cuando se implementa el Onboarding, merman los malentendidos entre compañeros, se reducen las renuncias y aumenta la sana competencia en el equipo.

Paso 2     Presentación y recibimiento

Si tu como empresa, implementas un buen plan de Onboarding, te evitaras renuncias en los primeros días de trabajo.

El primer contacto es esencial para establecer una buena relación laboral.

Haz que tu empleado se sienta bienvenido.

Así el nuevo empleado sabrá:

  1. Quién es el jefe y conocerá a sus compañeros.
  2. Donde desempeñará su trabajo
  3. Cuál es su responsabilidad en el trabajo
  4. Los medios y herramientas que tendrá que utilizar
  5. Los hábitos de la empresa.

No en todos los restaurantes se hacen las cosas de la misma manera. Siempre es diferente y el trabajador debe saberlo.

Conocer quién es tu jefe te librará de situaciones incómodas, como que lo confundas con un trabajador más.

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El conocer todo lo anterior de antemano, hará que los primeros días sea más cómodo el ir a trabajar.

Paso 3.      Formación y entrenamiento

Así pues, serán necesarios unos días, donde acompañaremos al colaborador en su lugar de trabajo, indicando quienes son sus compañeros y que es lo que tendrá que hacer. Así el colaborador irá adquiriendo confianza.

Es recomendable que:

  • Asignemos un compañero, que hará de mentor, para que le acompañe y le guíe.
  • Entregar un manual de normas y procedimientos y así conocerá mejor las funciones que tiene que desempeñar.

Con todo, conseguiremos que el colaborador se sienta seguro y acompañado y en consecuencia hará mejor su trabajo.

También le facilitaremos la formación necesaria, para su puesto de trabajo.

Después de la primera semana, es el momento de evaluar cómo le va al nuevo colaborador y preguntarle si se siente a gusto y qué mejoras ve él, para adaptarlas.

¡Recuerda que aprendemos de todos, ya que todos saben algo que nosotros no!

En este tiempo, habrá conocido mejor a sus jefes y compañeros, sabrá ya que funciones ha de desempeñar y como. Que responsabilidades tiene su lugar de trabajo. Que medios y herramientas ha de utilizar y como…

 y por supuesto ya se habrá acostumbrado a los hábitos de la empresa.

Así pues, se conseguirá que el colaborador se sienta parte de la empresa y del grupo de trabajo, ya que se convertirá en su segunda familia.

Paso 4.    El proceso de Onboarding.

  • La Preparación
  • La presentación
  • La formación
  • Y el entrenamiento

Y seguimos con la asignación de tareas.

No es bueno abrumar al colaborador diciéndole todo el mismo día, ya que lo que queremos es que se adapte con facilidad y con el menor stress posible.

Es interesante que tengamos un check-list donde se pueda valorar y hacer un buen seguimiento de las tareas.

Por eso es importante que la empresa tenga elaborado dicho test o manual donde estén todas las acciones descritas para que se pueda consultar y estudiar.

Por ejemplo:

  • Los procedimientos
  • Reglas
  • Horarios
  • Como y cuando usa internet, etc.
  • Tiempo de descansos…
  • La cultura de la empresa
  • Los valores de la empresa
  • Etc., …

Una vez se tengan las tareas asignadas, hay que ir midiendo si estas se cumplen o si hay dificultades, etc.

Bien ya veis lo importante que este proceso y la cantidad de beneficios que tiene a largo plazo.

Se que es complicado de hacerlo la primera vez, pero una vez que ya lo tienes, ya se adapta para el futuro.

Y lo mejor que nos ayuda a fidelizar a nuestro colaborador y a tenerlo feliz.

Paso 5.  Cómo le va al trabajador en su puesto de trabajo.

A este proceso también se le conoce como feedback.

¿Y qué es esto del feedback?

El feedback es cuando el empleado recibe la valoración de sus actitudes y formas de trabajar y en que puede mejorar.

Y sirve para dar continuidad y reforzar la manera de trabajar y ver si está siendo efectiva. Y así saber si hay que cambiar o modificar lo que no sea correcto.

Es el momento más valorado por el colaborador, pues ahí es donde ve su progreso.

Ahí es donde sabemos si todo lo que le hemos explicado, lo está haciendo correctamente o no.
Al valorar el feedback de cada trabajador hemos de tener en cuenta que, cada persona es diferente y cada puesto de trabajo tiene su dificultad.

Paso 6.  Trabajamos la integración del trabajador.

En las reuniones con el equipo se tendrá en cuenta el proceso de adaptación del nuevo empleado y si este está asumiendo bien sus tareas.

Durante la reunión se tendrá especial interés en las tareas que el trabajador está aprendiendo y cuál es su nivel de aprendizaje, si tiene problemas o si le falta formación.

Cuando creamos que está lo suficientemente adaptado, le iremos presentando a los clientes, proveedores, etc. para que se conozcan y puedan trabajar con libertad.

Seguir un calendario de aprendizaje para ver si antes del periodo de prueba, el trabajador está listo para integrarse definitivamente en el equipo.

En resumen el onboarding nos sirve para que:

  • Disminuya la rotación
  • Acelera la productividad
  • Aumenta el engagement
  • Mejora la retención
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Por tanto, evitando la alta rotación de empleados.

Bien espero que te haya sido de utilidad y si quieres que ampliemos o pongamos en funcionamiento un proceso de Onboarding en tu restaurante, te recuerdo que yo te puedo ayudar a crear ese manual, para que sea más fácil la implementación, acompañándolo de una formación para todo el equipo.

Nuria Nicolau